Envanterinizi Etkin Bir Şekilde Yönetmenin 5 Yolu

Muhtemelen klasik tuğlalardan örülmüş bir mekânda hizmet veren mağazaların henüz bitmediğini bilmemize rağmen, online işletmelerin ciddi bir yükselişte olduğunu görmek de hiç de zor değildir. Bu mağazalar da amaç ve kapsam açısından diğer şirketler gibi işletiliyorlar, ancak işlerinin neredeyse tamamını online olarak gerçekleştiriliyorlar.

Günümüz dijital çağında, online mağazalar popüler, kullanışlı ve hem müşteriler hem de işletme sahipleri için gezinmesi oldukça kolay hale gelmişlerdi, fakat işletmeler ne türde bir hizmet verilirse verilsin bir yönü hiçbir zaman değişmez; doğru envanter yönetimi!

Mağazanızın sanal olup olmadığına veya alışveriş merkezinde bulunup bulunmadığına bakılmaksızın, her zaman bir ambar, depo veya başka bir alanda fiziksel bir alana ve fiziksel bir envanter için ihtiyaç duyduğu bir gerçektir. İşletmenizin büyüklüğüne bağlı olarak, bu alanlardaki envanteri yönetmek, ürünlerinizi takip etmek, hangi ürünlerin yüksek talep görmekte olduğunu ve sürekli yenilemeye ihtiyaç duyduğunu ve hangi rotasyonda bekleyebileceğini bilmek nedeniyle basitten zora değişecek zorluklara sahip olabilir.

E ticaret platformunuzu canlı ve işlek tutmanın sırrı, envanterinizi ne kadar etkili bir şekilde yönettiğinize bağlıdır; bu nedenle mutlu müşterilerle ve artan satışlarla gelişen bir şirkete giden yolda size yardımcı olmak için aşağıdaki 5 ipucunu sunuyoruz.

Online Mağazalarda Envanteri Etkin Bir Şekilde Yönetmenin İpuçları

E ticaret envanterinizi nasıl kullandığınız, fiziksel bir mağazanın yaptığından çok farklı olmayacaktır. Öncelikle buna dikkat etmek önemlidir. Bir online mağazada kullandığınız envanter yönetimi tekniklerinin etkili olması için ince ayar yapılması gerekir. Bunu göz önünde bulundurarak, online mağazanızın büyümesine ve gelişmesine yardımcı olacak 5 envanter yönetimine her birlikte göz atalım;

1. Organizasyon Olmazsa Olmazınızdır

Etkili envanter yönetimi büyük organizasyon becerileri ve teknikleri üzerine kuruludur. İzlenmesi gereken çeşitli ürünlere sahip olduğunuzdan kurumsal yönetiminizin bir kısmı bu ürünleri mümkün olduğunca stratejik bir şekilde organize etmeye dayanır.

Bunu yapmanın bir yolu, ürünleri bir arada tutmaktır. Listeleri oluşturun ve daha iyi takip edebilmek için belirli kategorilerdeki benzer parçaları bir arada gruplayın. Benzer öğeler bu şekilde gruplandırıldığında, belirli gruplar için arama konusunda endişelenmenize gerek kalmaz çünkü  hâlihazırda birlikte gruplandırılmışlardır.

Birçok başarılı şirket, sipariş geldiğinde ürünlerin daha kolay bulunmasını ve işlerin daha kolay halledilmesini sağlamak için depolarını ürün kategorisine göre düzenler. Örneğin, bir spor ürünleri çevrimiçi perakendecisi, kamp malzemelerini A koridorunda ve takım sporlarını B koridorunda tutabilir. Bu eşyalar bir arada kullanıldıklarından, birlikte alınabileceklerini tahmin ederek, bunları birlikte saklamaya karar verebilirsiniz. Buradaki yaklaşıma ek olarak, diğer şirketler hibrid bir yaklaşım kullanır ve depolarını kategorilerine göre sınıflandırır. Ayrıca, en çok satan ürünler ve paketleme istasyonları arasındaki mesafeyi en aza indirerek verimliliği artırmak için en çok satan ürünlerinin %20’sini paketleme istasyonuna en yakın raflarda tutma eğilimindedirler.

Kısacası, uygun organizasyon teknikleriyle deponuzu düzenli tutarken, pratiklik sağlayan bir dünya yaratabilirsiniz!

2. Envanter Yönetimi Yazılımına Geçiş Yapın!

İster inanın ister inanmayın, göreceli olarak büyük bir online satış hacmine sahip bazı işletmeler, envanterlerini elektronik tablo yazılımıyla veya manuel yöntemlerle; kalem ve kağıtla yönetirler. Küçük işletmeler için, Excel gibi yazılımların kullanımı kolay olduğundan bu yöntemler pratik ve düşük maliyetli bir çözüm olarak görülmektedir.

Ancak envanter yönetimi ihtiyaçları ve satış kayıtları büyümeye, daha karmaşık hale gelmeye başladığından, işletme sahipleri hızlı bir şekilde Excel gibi bir yazılımı kullanmanın hiçbir zaman geçerli bir uzun vadeli envanter yönetimi seçeneği olmadığını görürler.

İlk olarak, stok sayınız arttıkça, doğru bir stok sayımını tutmaktan sorumlu birden fazla kişiyi işe alacaksınız. Bazı şeyleri takip etmek için kurşun kalem, kâğıt veya Excel gibi basit yöntemler kullanıyorsanız, aynı Excel dosyasına veya not defterine erişimi olan birden fazla kullanıcı nedeniyle sayılarınız hızla karışabilir ve hatalara yol açabilir. Dahası, bir elektronik tablo kullanırken, gerçek zamanlı envanter verisinden yoksun olursunuz. Bu, sayıların kaybolması, yanlış yerleştirilmesi veya kolayca karışması anlamına gelir.

Çoğu şirket, fiziksel envanterinin fiziksel sayımını haftada bir, ayda bir veya başka bir sabit dönem aralığında olacak şekilde sabit zaman aralıklarında gerçekleştirir. Genellikle, Excel sayfaları rakamlar, yeni envanter gelirken, sevk edilirken veya bir yerden bir yere taşınırken depodaki gerçek sayımlarla senkronize değildir.

Peki Kalem, Kâğıt Kullanma Fikri Neden Kötüdür?

• El yazısı okunaksız olabilir ve bu nedenle başka bir işçi tarafından anlaşılması zor olabilir.
• El yazısı silinebilir, lekelenebilir, buruşabilir veya başka şekilde hasar görebilir.
• Kâğıt doğru veya güvenli bir şekilde saklanmazsa, tahrip edilebilir, yırtılabilir veya başka şekillerde tahrip edilebileceği gibi yanlış yere atılabilir ve kolayca kaybolabilir.

Kabul edelim ki envanteri bu şekilde takip etmek akıllıca ya da sorumlu bir davranış değildir. Dahası, bir elektronik tablo veya kalem ve kâğıt yoluyla envanteri takip etmek birçok kullanıcı için monoton olabilir. Monoton görevlerde insan hatası meydana gelir ve sonuçlar oldukça zararlı olabilir.

Envanter yönetimi yazılımı, envanterinizi yönetmeyi kolaylaştırmak için özel olarak tasarlanmıştır. Envanter yazılımı çoğu bulut tabanlı olduğundan yüklenecek bir yazılım yoktur ve birden fazla kullanıcının yazılıma erişmesine ve herhangi bir zamanda herhangi bir yerden herhangi bir zamanda değişiklik yapmasına izin verir. Bu sistemler doğruluğu teşvik ederek ve koruyarak, belgeleri basitleştirerek ve genel olarak zaman kazandırarak stok izleme sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

3. Depo İşlemlerinizi Barkod Taramasıyla Otomatikleştirin

Mağazayı online olarak işlettiğinizde, günde yüzlerce veya binlerce sipariş alabilirsiniz, bu genellikle işlerin hızlı ilerlediği ve çok kısa sürede çok şey yapılabileceği anlamına gelirken, aynı zamanda bir noktada insan hatasının olacağı ve çalışmalarda tıkanıklığa yol açılacağı anlamına gelir. Bununla birlikte, bir barkod sistemi kullanarak envanterinizi takip etmek, bir siparişin yanlış bir şekilde paketlenmesi ve gönderilmesi durumunda sağlama yapmayı önemli ölçüde iyileştirebilir ve maliyetleri düşürebilir.

Bir müşteri çevrimiçi bir satın alma işlemi için yanlış bir gönderi aldığında, bu durum genellikle onlar için hayal kırıklığı ve sizin için para kaybı ile sonuçlanır. Durumun düzeltilmesine yardımcı olmak için, bir müşteri hizmetleri ekibi temsilcisi, ürünün iadesi posta ücretini ödeyerek memnuniyetsiz müşteri ile sorunu çözmelidir. Buradan, deponun sevkiyatı alması, iadeyi işleme koyması ve müşterinin iadesini, mağaza kredisini veya alternatif bir tazminat seçeneğini almasını sağlarken ürünü tekrar envantere iade etmesi gerekir.

İzlenmesi gereken tonlarca üründen oluşan büyük bir deponuz olduğunda, ürünleri zamanında ve hızlıca bulmak göz korkutucu bir iş haline gelebilir. Ürünler kolayca kaybolabilir veya yanlış yerleştirilebilir. Bu hatalar yanlış ürün alındığında yavaş gönderilere veya tamamen yanlış gönderilere sebebiyet verebilir. Modern barkod tarama sistemi, depocuların belirli öğelerin depolandığı depoları ve rafları bulmasına yardımcı olarak bu hoş olmayan senaryolardan kaçınmaya yardımcı olabilir.

Mobil barkod tarayıcılarla çoğu küçük işletme, tek tek toplama siparişleri olarak da bilinen ayrı toplama işlemlerine başlama eğilimindedir. Bu yerine getirme işlemi genellikle, her bir sipariş için listelerin yazdırılmasını, her seferinde bir sipariş için öğelerin seçilmesi için barkod tarayıcının kullanılmasını, bu siparişin paketlenip gönderilmesini ve ardından yazdırılan yığındaki bir sonraki seçim listesine geçilmesini içerir.

İşlemleri bu şekilde yerine getirmenin avantajı basit ve kabul edilmesi kolaydır, ancak sadelik yerine getirme verimliliğinde büyük bir maliyet getirir. İşiniz ne kadar büyük olursa, bu yaklaşım da o kadar az yardımcı olacaktır, ancak yöntem genişletilebilir. Sipariş hacimleri büyüdükçe, şirketler genellikle benzer siparişlerin gruplar halinde toplandığı bir toplama sürecine geçiş yaparlar. Bu işlemle, birçok şirket, nereye gideceklerini ve tek bir toplu işlemde birden fazla siparişi yerine getirmek için kaç öğeyi taramaya ihtiyaçları olduğunu belirleyen kullanıcılara rehberlik etmek için barkod tarayıcıları kullanır.

4. Yeniden Düzenleme Kararlarını Vermek için Verilerinizi Analiz Edin

Envanter verileriniz, gelecekteki envanterin etkin bir şekilde nasıl yönetileceğinin en iyi göstergesidir. Bu, geçmişte gerçekleşen satın alma siparişlerine ve satış verilerine bakarken, hangi ürünleri ne zaman yeniden sıralayacağınızı ve bunları depo rotanızda ne sıklıkta tutacağınızı hesaplayabileceğiniz anlamına gelir.

Satın alma, herhangi bir perakende kuruluşunun en kritik ve zorlu görevlerinden biridir. Şirketinizin finansal hedeflerini gerçekleştirirken taleplerine uygun ürünleri stoklayarak müşterileri mutlu etmek isteyebilirsiniz. Bu nedenle, herhangi bir anda bir satın alma departmanının karşılaştığı iki büyük soru vardır:

• Daha fazla envanteri ne zaman yeniden sıralamalısınız?
• Kaç birim sipariş etmelisiniz?

Aşırı alım yaparsanız, deponuzdaki ürünleri satana kadar alabileceğiniz yeni ürünleri alma imkanından mahrum kalırsınız ve tersine ürünleri çok az satın alırsanız, bu sırada müşterileri stokta bırakarak ve sinirlerini bozarak satış fırsatlarını kaçırırsınız. Peki bu dengeyi neye göre sağlayabilirsiniz?

Birçok küçük işletme sahibi birkaç yüz ürünü olduğunda ne sipariş edeceğine ve ne zaman sipariş edeceğine dair tutarlı bir fikre sahip olabilir, çünkü genellikle yerine getirme işlemine katılırlar ve neyin sipariş edilmesi gerektiğini görmek için koridorlarda hızlı bir tur atabilirler. Daha fazla ürün ekledikçe, satış hacimleriniz arttıkça ve iş gücünüz alım satım işlemlerinizi desteklemek için büyüdükçe bu işlem daha da zorlaşır.

Birçok şirket, ne zaman yeniden sıralanacağını bilmek için min/max yeniden sıralama yönteminden yararlanır. Daha küçük işletmeler için, bir elektronik tablodan yararlanabilirsiniz, ancak çoğu işletme (büyüklükleri ne olursa olsun), bulut tabanlı envanter yazılımlarını kullanır, çünkü bu yerleşik bir özellik sunar.

Stok kontrolü ve yeniden sipariş verilerini analiz etmek için en kolay ve en etkili yöntemlerden biri aşağıdaki gibidir:

• Her ürün için “Min” değeri, yeniden siparişi başlatan bir stok seviyesini ve “Max” değeri yeniden siparişin ardından yeni hedeflenmiş bir stok seviyesini temsil eder.
• Daha sonra, elinizde ne olduğunu görmek için periyodik olarak işlem yapın.
• Örneğin, bahçe hortumları satıyorsanız, e-tablonuzda veya envanter yazılımınızda bu hortumlar için minimum “5” ve maksimum “10” değerleri belirlenmiş olabilir. Stokunuz elinizde sadece 3 tane bulunduğunu gösterdiğinde, tedarikçinizden 7 tane daha sipariş edersiniz. Birçok envanter yazılım paketi, sizin için hesaplamalara otomatik olarak bakma özelliğine sahiptir.

5. Dikkatli  ve Düzenli Denetimler Yapın!

Stok ve envanterinizin düzenli denetimleri, envanterinizin ve kayıtlı verilerinizin eşleştiğinden emin olmanın en etkili yollarından biridir. Denetim, kaydettiğiniz kayıtların depoda ve işinizde olanları doğru şekilde yansıtmasını sağlamak için envanterinizi “iki kez kontrol etmenin” bir yoludur.

Düzenli denetimler olmadan, belirli veriler kaybolabilir veya yanlış yerleştirilebilir, bu da ilk düşündüğünüzden daha az envantere sahip olmak, belirli ürünleri yanlış yerleştirmek, popüler ürünlerin zamanında yeniden düzenlenmemesi ve daha fazlası gibi sorunlara neden olabilir.

Çevrimiçi bir mağaza işletirken, denetimler özellikle önemlidir, çünkü dijital olarak kullanıldığında işler karışabilir. Bu, yazılımdaki eksiklikler nedeniyle değil, her şeyi yapmak için bir bilgisayara güvenirken denetimi iki veya üçe katlama olasılığınızın düşük olması nedeniyledir. En doğru ve güvenilir sistemler bile her zaman hatalara neden olabilir ve bu ihtimal hesaba katılarak ara sıra tekrar kontrol edilmelidir.

Envanteriniz düşündüğünüz gibi değilse, yanlış hesaplamalara, kayıp eşyalara veya para kaybına yol açabilir. Bu sorunlar da müşteriler, diğer perakendeciler ve daha fazlasıyla sorunlara yol açabilir. Sonuç Olarak, düzenli denetim uygulayın. İşleri kolaylaştırmak için denetiminizi yaptırmanın birkaç yolu vardır:

– Fiziksel envanter

Fiziksel envanter, tüm envanterinizi aynı anda saymayı ifade eder. Bu yöntemi kullanan çoğu işletme bunu mali yılın sonunda yapar ve bu da genellikle gelir vergisi ve muhasebesiyle iyi bir şekilde uyuşan yıllık, yıl sonu bir etkinlik haline gelir.

Bu seçeneğin bir dezavantajı, fiziksel envanter denetiminin hem sıkıcı hem de zaman alıcı olmasının yanı sıra hatalara açık olmasıdır. Yine de yılda bir kez gerçekleştiğinden, bu denetimin en iyi sonuçları vermesi için mümkün olduğu kadar dikkatli olun.

– Döngü sayımı

Tam bir fiziksel envanter denetimi yapmak yerine, döngü sayımını kullanarak bunu yapabilirsiniz. Döngü sayımı, işletmeleri yıl sonunda tam sayım yapma zorunluluğundan kurtarır, çünkü sayımlar yıl içindeki döngülerde yapılır. Döngü sayımı, döner bir programda her gün, hafta veya ay farklı ürünler kontrol edilerek yapılır, böylece her şey sonunda kontrol edilir ve hiçbir şey kaçırılmaz.

– Nokta kontrolü

Nokta kontrolü, yıl sonunda fiziksel envanter denetimini tamamlar. Yıl sonunda bir fiziksel denetim yaparken, envanterinizin büyüklüğü ve yapılması gereken işlerin çokluğundan dolayı sorun yaşayabilirsiniz.

Büyük bir karmaşadan kaçınmak için yıl boyunca nokta kontrolü yapın. Nokta kontrolü çok kolaydır ve belirli bir ürünün seçilmesini, sayılmasını ve ardından ürün miktarının kayıtlarınızda olması gereken miktar ile karşılaştırılmasını içerir. Nokta kontrolü, bir zamanlamaya göre yapılmak zorunda değildir, ancak fiziksel envantere ek olarak en faydalı olanıdır.

Envanteriniz Kontrol Altında… Şimdi Sırada Ne Var?

Satışlarınızı büyütmeye başlamanın zamanı geldi. Aşağıda, deponuzdan en iyi faydayı sağlayabilmeniz için kullanabileceğiniz birkaç temel satış taktikleri bulunmaktadır.

1- Daha Fazla Pazarda Satış Yapın

Envanter yönetimi çözümlerinin çoğu, aşırı satışı engellemek için stok güncellemesini birden fazla pazara satma kabiliyetine sahiptir. Bir ürün bir kanalda satıldığında, envanter yazılımı, yeni satışı doğru şekilde hesaba katacak şekilde satış kanallarını otomatik olarak günceller. Envanterinizi sağlam bir şekilde ele alarak yapmanız gereken ürünlerinizin görünürlüğünü en üst düzeye çıkarmak için ek pazarlarda ve web mağazalarında satış yapmaya başlamaktır.

Örneğin, bir balıkla avlanma şansımız, bir olta yerine iki oltayla balık avlıyorsanız daha yüksektir. Bunu akılda tutarak, Amazon, eBay ve WalMart gibi siteler önemli bir trafiğe sahipler, bu nedenle ürünleriniz ne kadar çok pazarda olursa, erişim o kadar büyük olur ve satış yapma olasılığınız o kadar artar.

2- Takım Hazırlama ile Listelerinizi geliştirin

Envanterin sağlam bir şekilde tutulmasından sonra sizi büyütmek için başka bir taktik mevcut ürünlerinizin kitlerini veya paketlerini sunmaktır. Takım Hazırlama, ayrı ancak ilgili öğelerin gruplandırıldığı, paketlendiği ve bir ünite olarak birlikte tedarik edildiği bir montaj işlemidir.

Örneğin, oto yıkama, süngerler ve bir kovadan oluşan özel bir “Haftasonu Savaşçısı” oto yıkama paketi sunabilirsiniz. Ya da “2 Sünger Al ve Bir Bedavayı Kap” paketini özel olarak sunabilirsiniz. Takım Hazırlamanın avantajı, şirketlerin depodaki stok tutma birimi sayısını arttırmadan satış kanallarındaki listelerini önemli ölçüde artırmalarına izin vermesidir.

Ayrıca, çoğu pazarda daha az sayıda paket mevcut olduğundan, bir paket oluşturmak öne çıkmanın iyi bir yoludur. Yukarıdaki örnekte olduğu gibi, tekli ürünlerde (örneğin araba yıkama), satışları artırmak için fiyat konusunda rekabet eden satıcılarla aynı ürünleri listeleyen birden çok satıcı bulunabilir.

Envanter yazılımı mevcut olduğunda, bir “Hafta Sonu Savaşçısı” paketi satıldığında, yazılım otomatik olarak araba yıkama ve süngerlerin stok seviyelerini ayarlayacaktır.

Sonuç

Bu 5 ipucuyla birlikte e ticaret mağazalarınız için envanterin nasıl etkin bir şekilde yönetileceğini öğrendiniz. Bu ipuçlarının faydalı olduğunu umuyorum ve işletmenizin tamamen online kalmasını ya da hem bir e-ticaret mağazaya hem de fiziki bir mağazaya sahip işletmelerin işlerini genişletmek isteyip istemediğine bakıp büyümesini ve gelişmesini sağlayacağını umuyorum.